Mentions Légales

Charte informatique

Préambule
L’Association Synergie France-Mexique (ASFRAM) met en œuvre un système d'information et de communication nécessaire à son activité. Les membres actives, dans l'exercice de leurs fonctions, sont conduits à utiliser les outils informatiques mis à leur disposition et à accéder aux services de communication de l’ASFRAM.
L'utilisation du système d'information et de communication doit se faire exclusivement à des fins associatifs, sauf exception prévue dans la présente charte. Dans un but de transparence à l'égard des utilisateurs, de promotion d'une utilisation loyale, responsable et sécurisée du système d'information et de communication, la présente charte pose les règles relatives à l'utilisation de ces ressources. Elle définit aussi les moyens de contrôle et de surveillance de cette utilisation mise en place, non seulement pour la bonne exécution des objectifs de l’ASFRAM, mais aussi dans le cadre sa responsabilité pénale et civile. Elle dispose d’un aspect réglementaire et est annexée au règlement intérieur de l’ASFRAM. Elle ne remplace en aucun cas les lois en vigueur que chacun est censé connaître.
1. Champ d'application
1.1 Utilisateurs concernés
Sauf mention contraire, la présente charte s'applique à l'ensemble des utilisateurs du système d'information et de communication de l'ASFRAM, quel que soit leur statut, y compris les membres fondateurs, membres actifs, membres d’honneur, membres bienfaiteurs, bénévoles, stagiaires, mandataires sociaux, salariés, intérimaires, employés de sociétés prestataires, visiteurs occasionnels. Elle sera annexée aux contrats de prestations, le cas échéant.
Les adhérents veillent à faire accepter valablement les règles posées dans la présente charte à toute personne à laquelle ils permettraient d'accéder au système d'information et de communication.
1.2 Système d'information et de communication
Le système d'information et de communication de l'ASFRAM est notamment constitué des éléments suivants : logiciels, fichiers, données et bases de données, système de messagerie, et, abonnements à des services internet et interactifs.
Pour des raisons de sécurité du réseau, est également considéré comme faisant partie du système d'information et de communication le matériel personnel des adhérents connecté au réseau de l'ASFRAM, ou contenant des informations concernant l'ASFRAM.
1.3 Autres accords sur l'utilisation du système d'information
La présente charte ne préjuge pas des accords particuliers pouvant porter sur l'utilisation du système d'information et de communication par les institutions représentatives ou l'organisation d'élections par voie électronique.
2. Confidentialité
2.1 Paramètres d’accès
L'accès à certains éléments du système d'information (comme la messagerie électronique, certaines applications ou services interactifs) est protégé par des paramètres de connexion (identifiant, mot de passe).
Ces paramètres sont personnels à l'utilisateur et doivent être gardés confidentiels. Ils permettent en particulier de contrôler l'activité des utilisateurs. Il ne doivent être communiqués à personne. Dans la mesure du possible, ces paramètres doivent être mémorisés par l'utilisateur et ne pas être conservés, sous quelque forme que ce soit. En tout état de cause, ils ne doivent pas être transmis à des tiers ou aisément accessibles.
Lorsqu'ils sont choisis par l'utilisateur, les paramètres doivent respecter un certain degré de complexité et être modifiés régulièrement. Des consignes de sécurité sont élaborées par le Conseil d’Administration (CA) ou le Bureau afin de recommander les bonnes pratiques en la matière.
Aucun utilisateur ne doit se servir pour accéder au système d’information de l’ASFRAM d’un autre compte que celui qui lui a été attribué. Il ne doit pas non plus déléguer à un tiers les droits d’utilisation qui lui sont attribués.
2.2 Données
Chaque utilisateur est responsable pour ce qui le concerne du respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations qu’il est amené à détenir, consulter ou utiliser. Les règles de confidentialité ou d’autorisation préalable avant diffusion externe ou publication sont définies par le CA et applicables quel que soit le support de communication utilisé.
L’utilisateur doit être particulièrement vigilant sur le risque de divulgation de ces informations dans le cadre d’utilisation d’outils informatiques, personnels ou appartenant à l’ASFRAM, dans des lieux autres que ceux de l’association (hôtels, lieux publics...).
3. Sécurité
3.1 Rôle de l’ASFRAM
L'ASFRAM met en oeuvre les moyens humains et techniques appropriés pour assurer la sécurité matérielle et logicielle du système d'information et de communication. À ce titre, il lui appartient de limiter les accès aux ressources sensibles et d'acquérir les droits de propriété intellectuelle ou d'obtenir les autorisations nécessaires à l'utilisation des ressources mises à disposition des utilisateurs.
3.2 Responsabilité de l’utilisateur
L'utilisateur est responsable quant à lui des ressources qui lui sont confiées dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. Il doit concourir à la protection des dites ressources, en faisant preuve de prudence et de vigilance. En particulier, il doit signaler au CA toute violation ou tentative de violation de l’intégrité de ces ressources, et, de manière générale tout dysfonctionnement, incident ou anomalie.
L'utilisateur doit régulièrement supprimer les données devenues inutiles sur les espaces communs du réseau ; les données anciennes mais qu’il souhaite conserver doivent être archivées avec l’aide du CA.
L'utilisateur doit éviter d'installer ou de supprimer des logiciels, de copier ou d'installer des fichiers susceptibles de créer des risques de sécurité au sein de l'ASFRAM. Il ne doit pas non plus modifier les paramétrages des différents outils mis à sa disposition, ni contourner aucun des système de sécurité mis en oeuvre par l’ASFRAM. Il doit dans tous les cas en alerter au CA.
L'utilisateur s’oblige en toutes circonstances à se conformer à la législation, qui protège notamment les droits de propriété intellectuelle, le secret des correspondances, les données personnelles, les systèmes de traitement automatisé de données, le droit à l'image des personnes, l'exposition des mineurs aux contenus préjudiciables. Il ne doit en aucun cas se livrer à une activité concurrente à celle de l'ASFRAM ou susceptible de lui causer un quelconque préjudice en utilisant le système d'information et de communication.
4. Messagerie électronique
Chaque membre actif dispose, pour l'exercice de son activité associative, d'une adresse de messagerie électronique normalisée attribuée par le Bureau.
Les messages électroniques reçus sur la messagerie associative font l'objet d'un contrôle antiviral et d'un filtrage anti-spam. Les adhérents sont invités à informer au CA des dysfonctionnements qu'ils constateraient dans ce dispositif de filtrage.
4.1 Conseils généraux
L'attention des utilisateurs est attirée sur le fait qu'un message électronique a la même portée qu’un courrier postal : il obéit donc aux mêmes règles, en particulier en matière d’organisation interne et hiérarchique. En cas de doute sur l’expéditeur compétent pour envoyer le message, il convient d’en référer au Bureau.
Un message électronique peut être communiqué très rapidement à des tiers et il convient de prendre garde au respect d'un certain nombre de principes, afin d'éviter les dysfonctionnements du système d'information, de limiter l'envoi de messages non sollicités et de ne pas engager la responsabilité civile ou pénale de l'ASFRAM et de l'utilisateur.
Avant tout envoi, il est impératif de bien vérifier l'identité des destinataires du message et de leur qualité à recevoir communication des informations transmises. En présence d’informations à caractère confidentiel, ces vérifications doivent être renforcées.
En cas d'envoi à une pluralité de destinataires, l'utilisateur doit respecter les dispositions relatives à la lutte contre l'envoi en masse de courriers non sollicités. Il doit également envisager l'opportunité de dissimuler certains destinataires, en les mettant en copie cachée, pour ne pas communiquer leur adresse électronique à l'ensemble des destinataires. 
En cas d'envoi à une liste de diffusion, il est important d’en vérifier les modalités d'abonnement, de contrôler la liste des abonnés et de prévoir l’accessibilité aux archives. Le risque de retard, de non remise et de suppression automatique des messages électroniques doit être pris en considération pour l'envoi de correspondances importantes. Les messages importants doivent être envoyés avec un accusé de réception ou signés électroniquement. Ils doivent, le cas échéant, être doublés par un envoi de courrier postal.
Les utilisateurs doivent veiller au respect des lois et règlements, et notamment à la protection des droits de propriété intellectuelle, droits des données personnelles et des droits des tiers. Les correspondances électroniques ne doivent pas comporter d’éléments illicites, tels que des propos diffamatoires, injurieux, contrefaisants ou susceptibles de constituer des actes de concurrence déloyale ou parasitaire.
La forme des messages associatifs doit respecter les règles définies par la ASFRAM, pour ce qui concerne la mise en forme et surtout la signature des messages.
4.2 Limites techniques
Pour des raisons techniques, l'envoi de messages électroniques n'est possible, directement, que vers un nombre limité de destinataires.
Pour des raisons de capacité mémoire, les messages électroniques sont conservés sur le serveur de messagerie pendant une durée maximale d’un an. Passé ce délai, ils sont automatiquement supprimés. Si l’adhérent souhaite conserver des messages au-delà de ce délai, il lui appartient d'en faire des sauvegardes. Il est aussi tenu de supprimer lui-même dès que possible tous les messages inutiles.
4.3 Utilisation personnelle de la messagerie
Les utilisateurs sont invités, dans la mesure du possible, à utiliser leur messagerie personnelle via un client en ligne pour l'envoi de messages à caractère personnel plutôt que la messagerie de l’ASFRAM.
5. Téléphonie mobile
Pour leur activité associative, les utilisateurs peuvent disposer d’un terminal mobile, smartphone. tablette ou clé 5G. Pour ce qui est de l’utilisation des terminaux mobiles en connexion pour accès à des sites Internet ou à la messagerie électronique, les règles édictées ci-dessus s’appliquent de la même manière.
De plus, le cas échéant, il est rappelé que l’envoi des messages est réservé aux communications de caractère associatif et qu’il engage la responsabilité de l’émetteur au même titre que l’envoi d’un courriel. Il est donc soumis aux mêmes règles rappelées plus haut.
5.1 Utilisation personnelle de la téléphonie mobile
Le cas échéant, l’utilisation à caractère personnel du téléphone, est tolérée, à condition qu’elle reste dans des limites raisonnables en termes tant de temps passé que de quantité d’appels. Les surcoûts pour l’ASFRAM engendrés par l’utilisation de la téléphonie à des fins personnelles devront être remboursés par les utilisateurs concernés. Il s’agit tout particulièrement des appels à des numéros surtaxés et des appels depuis l’étranger ou à destination de l’étranger, au sens de la facturation téléphonique.
6. Données personnelles
La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, définit les conditions dans lesquelles des traitements de données personnels peuvent être opérés. Elle institue au profit des personnes concernées par les traitements des droits que la présente invite à respecter, tant à l'égard des utilisateurs que des tiers.
Des traitements de données automatisés et manuels sont effectués dans le cadre des systèmes de contrôle, prévus dans la présente charte. Ils sont, en tant que de besoin, déclarés conformément à la loi du 6 janvier 1978. Tout utilisateur pourra avoir accès aux données le concernant et ces données ne seront conservées que sur une période maximale de 1 an. Il est rappelé aux utilisateurs que les traitements de données à caractère personnel doivent être déclarés à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, en vertu de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978. Les utilisateurs souhaitant réaliser, dans le cadre associatif, des traitements relevant de ladite loi sont invités à prendre contact avec le CA avant d'y procéder.
7. Information et sanctions
La présente charte est affichée publiquement en annexe du règlement intérieur. Elle est communiquée individuellement à chaque adhérent par voie électronique.
Le CA est à la disposition des adhérents pour leur fournir toute information concernant l'utilisation du système d’information. Il les informe sur l'évolution des limites techniques du système d'information et de communication ainsi que sur les menaces susceptibles de peser sur sa sécurité. Chaque utilisateur doit se conformer aux procédures et règles de sécurité édictées par le CA dans le cadre de la présente charte.
En cas de besoin, les adhérents pourront être formés par le CA pour appliquer les règles d'utilisation du système d’information et de communication prévues.
Le manquement aux règles et mesures de sécurité décrites dans la présente charte est susceptible d'engager la responsabilité de l'utilisateur et d'entraîner à son encontre des avertissements, des limitations ou suspensions d'utiliser tout ou partie du système d'information et de communication, voire des sanctions disciplinaires, proportionnées à la gravité des faits concernés. Dans ce dernier cas, les procédures prévues dans le règlement intérieur seront appliquées. L’utilisation reconnue à des fins personnelles de certains services payants à travers le système de communication de l’ASFRAM donnera également lieu à remboursement de la part de l’utilisateur concerné.
L’ASFRAM se réserve également le droit d’engager ou de faire engager des poursuites pénales indépendamment des sanctions disciplinaires mises en œuvre, notamment en cas de fraude informatique, de non respect des droits d’auteur ou de violation du secret des correspondances.
8. Entrée en vigueur
La présente charte est applicable à compter du jour suivant son approbation par le CA.
Elle a été adoptée après information et consultation du Conseil d’Administration en date du 8 février 2021.